Генератор на счетоводни статии

Функционалност, полезност, примери

ПАСОСС-Счетоводство, модул външен Генератор на статииГенераторът на счетоводни статии осигурява възможност за автоматично осчетоводяване на специфични операции (покупки, продажби с или без изписване, туристически услуги, протоколи за самолетен билет и други) по данни от външни специализирани програмни продукти за управление на търговията със стоки и услуги, производство, склад, фактури и други. Трансферът се осъществява посредством междинен файл във формат XLS или XML. Едновременно с осчетоводяването се завежда и отчетността по ДДС. Позволява оптимизация на работата на счетоводителите, без дублиране на действията. Автоматизира напълно най-трудоемката част от компютърното счетоводство – въвеждане на първичната информация в счетоводните статии. Освен намаляване обема на работата и избягване на дублирани действия, с тази автоматична функция се ограничават значително възможностите за грешки.

Генераторът на счетоводни статии е персонална програма, която в повечето случаи е уникална за всеки потребител. Тази особеност се предопределя от конкретната счетоводна политика и начин на работа (индивидуален сметкоплан, бизнес процес, документооборот, специфични изисквания към отчетността) във всяка фирма. Подготовката на Генератора за работа при всеки клиент е програмен процес, който се осъществява от специалист от Екип ПАСОСС. Ползването на Генератора след това е лесна, бърза и удобна операция, която потребителят осъществява сам.

Персонализацията на Генератора на счетоводни статии е пряко свързана с формата на ползвания междинен файл за обмен на данни – XML или XLS.

Файлови формати

Файлът XML е популярен професионален формат за обмен на данни. Неговото основно предимство е в широките възможности, които предоставя, за обработка на трансферираните данни. Освен това, направена веднъж, структурата на файла остава непроменена (завинаги или поне дълго време), а това запазва постоянен и процеса на обработката. Основен „недостатък“ на този файл е, че неговото генериране трябва да бъде осигурено от съвместната работа на двама програмисти – за външната програма, която съдържа данните и осигурява изходен файл, и за ПАСОСС, където данните трябва да бъдат прочетени, обработени по определени правила и записани като счетоводни статии. Промяна на структурата на този файл, а оттам и на начина на автоматично осчетоводяване, ще се промени, когато потребителят пожелае това – добавяне на нова специфична операция, промяна на дефинирана вече счетоводна операция, премахване на дефинирана операция и други подобни обстоятелства. Препоръчваме този файлов формат, поради осигурената от него стабилност на процеса. Той е задължителен, когато ползваните счетоводни сметки са аналитични.

Файлът XLS е популярен потребителски формат за обмен на данни, предвид масовото приложение на Microsoft Excel в офисното ежедневие. По тази причина доста приложения предлагат изход на справките в тях и в този формат. Подобна справка, вече записана във файл *.xls (или *.xlsx), може да се ползва от Генератора на счетоводни статии като трансферирани данни. Това е и „предимството“ на този формат – не се налага във външната програма да бъдат разработвани нови функции за трансфера на данни. Според съдържанието на файла, програмиране е нужно само от страна на ПАСОСС, което привидно намалява работата. Недостатъците на този вариант са няколко. Обикновено структурата на xls-файла не позволява сериозна и стабилна обработка на данните при записването им като счетоводни статии. Освен това, структурата на данните е пряко свързана с версията на Microsoft Office, а тя – с версията на операционната система Windows и нейната обновяване и актуализация. По тези причини, твърде често при системна промяна, за която Microsoft няма навика да ни уведомява своевременно, процесът на автоматично осчетоводяване не може да бъде реализиран, без да се направят програмни промени в Генератора. Тази задача за програмиране обичайно е бавна и трудна, поради липсата на достатъчно информация и трудното ѝ намиране. Подобна услуга не е включена в абонаментните планове и се заплаща от потребителя допълнително по тарифа „на час“. Затова ние не препоръчваме ползването на този файлов формат, освен в случаите, когато се генерират опростени счетоводни статии, без аналитичност на сметките от група 30, 60 и 70.

За потребителите на ПАСОСС е-Фактуриране и/или Архивбокс, въпросът с формата на файла за обмен на данни е решен оптимално и завинаги – файлът е във формат XML, а Генераторът е напълно безплатен и безотказно полезен.


ПРИМЕР

Макар опитът ни до момента да показва, че Генераторът е уникален при всеки клиент, ето един пример за трансфер на данни от външна програма и автоматичното им осчетоводяване.

Прехвърлят се данни от външна програма, във формат XML. Търговска операция – продажба на стоки в брой, първичен счетоводен документ – данъчна фактура. Във файла са подготвени нужните реквизити на счетоводната статия в ПАСОСС: Документ – вид, №, дата. За всяка счетоводна операция е дефинирана Папка, а Номер и Статия се присвояват автоматично според текущата номерация в папката (както това става при ръчно въвеждане). Настройка на генератора позволява автоматично генериране на стойност в полетата Дата на осчетоводяване и Описание. По желание на клиента, в този файл е записана и цената на изписване на продадените стоки, формирана във външната програма. Тази цена може да бъде изчислена и като среднопретеглена в ПАСОСС-Счетоводство (както това става при ръчно въвеждане). Ползваните счетоводни сметки са:

  • 304, аналитична по Вид стоки, количествена;
  • 702, аналитична по Вид стоки, количествена;
  • 411, аналитична по Име на клиента и Номер на документ;
  • 4532, синтетична;
  • 501, синтетична.

Генераторът записва автоматично 4 счетоводни операции:

 
1.Първа счетоводна статия: Продажба

Дебит Кредит
411 702
  4532

Автоматично изписване на стоки при продажба
 
2.Запис в Дневник на продажните
Автоматично попълване на дневници по ддс
 
3.Втора счетоводна статия: Изписване на продадените стоки

Дебит Кредит
702 304

 
Автоматично изписване на стоки при продажба в брой
 
4.Трета счетоводна статия: Плащане в брой

Дебит Кредит
501 411

 
Автоматично осчетоводяване на плащане в брой при продажба
  
Вече генерирани статии могат да бъдат автоматично изтрити и отново генерирани, когато това се налага, без ограничение на брой пъти. Самото генериране може да бъде на периоди, според конкретните нужди на потребителя и счетоводната политика на фирмата – всеки ден, на произволен брой дни, ежемесечно или при определен брой фактури.

След кратка подготовка, работата с Генератора се осъществява в няколко лесни стъпки, които може да видите тук.
В случаите, когато работата на клиента изисква специфично импортиране на данни, разработваме допълнителна персонална функционалност (Тип), за конкретната цел.

С модул Генератор на счетоводни статии е автоматизирана изцяло връзката между програмите Счетоводство и е-Фактуриране (e-fakturirane.com) (Архивбокс) (arhivbox.com), като се генерират служебно всички необходими счетоводни статии за издадените в системата електронни фактури. Потребителите на ПАСОСС е-Фактуриране и/или Архивбокс получават Генератора БЕЗПЛАТНО.

Генераторът на счетоводни статии спестява време за осчетоводяване на първични документи, намалява вероятността от допускане на грешки при въвеждане, освобождава време, което ефективно може да се ползва за контрол и анализи на бизнес модела и счетоводните процеси.

Виж още:

Какви са ползите от Генератор на счетоводни статии? 
Цени на Генератор на счетоводни статии

Коментари са забранени.