Работа с модул БАНКОВИ ИЗВЛЕЧЕНИЯ (IV – Разпредели ръчно) – ПАСОСС

Модул Банково извлечение е вече настроен за работа (линк), в него са импортирани валидирани конкретни данни (линк), тяхната обработка продължава с конкретни действия (дункции), повечето от които са вече описани, а това са учаказанията за ръчно разпределение на банкови операции.

Всички действия/функции се прилагат върху маркирани редове на екрана – един, група или всички.

Разпредели ръчно

Функцията дава възможност за ръчно въвеждане на Данни за осчетоводяване на конкретната банкова операция: Месец, Папка, Дата, Описание, Документ, № документ, Счетоводни сметки, които алгоритъмът за автоматично разпределение не е успял да идентифицира с достатъчна степен на сигурност. Така операцията става разпределена и може по-късно да бъде осчетоводена. Работи с текущия ред (банкова операция) без нужда от маркиране.

Отваря нов диалогов прозорец с три секции: Данни за плащане (от банковото извлечение), Данни за осчетоводяване (според Настройки > Осчетоводяване на банкови операции) и Подходящи документи (от счетоводната база данни).

Данни за плащане

Секция Данни за плащане – подредени са данните за операцията от текущия ред в таблицата. Особено внимание заслужават секциите Разпределено и Начин на осчетоводяване.

Разпределено > Сума – това е сумата на избраните един или няколко документа;

Разпределено > Остатък – това е остатъкът за разпределение по операцията, равен на Обща сума – Сума.

Двете полета се актуализират с при изпълнението на [Разпредели], а когато са направени промени в Данните за осчетоводяване – това трябва да бъде направено с бутона [Опресни]. Актуалната стойност в това поле на екрана е важна само за потребителя и неговите решения. Алгоритъмът на програмата се съобразява винаги с реалната стойност, независимо дали е актуализирана на екрана.

Остатък е много важен параметър в този диалог. Когато той е различен от 0, т.е. има надплащане или недоплащане, това е една от причините операцията да не бъде успешно разпределена автоматично. Целта на ръчното разпределение е този Остатък да стане 0.

Настройката Начин на осчетоводяване съдържа две алтернативни възможности за случаите, в които са избрани повече от един ред от Подходящи документи: да бъде генерирана За всяка фактура отделна статия или за Всички фактури в една статия.

Данни за осчетоводяване

Секция Данни за осчетоводяване – данни в тази секция няма, преди да се активира бутон [Разпредели]. След това, според дефинираните настройки за Осчетоводяване на банкови операции, в нея се появяват една или повече автоматични счетоводни (проекто)статии, достъпни за редактиране. Когато тези настройки липсват за конкретната операция, действието Разпредели ръчно не работи, за което програмата извежда съобщение. Конкретната реализация на всички тези действия е пряко свързана със стойността в полето Остатък – положителна, отрицателна или 0 (надплащане, недоплащане или точно плащане).

Всяко ръчно разпределение може да се анулира с бутона [Изтрий разпределено] и да се направи отново по същия или по друг начин. Когато Остатък по банковата операция е 0, тя преминава към групата Разпределени и неосчетоводени. Дотогава операцията остава в Неразрпределени, като направеното към момента ръчно разпределение се запазва дори при излизане от програмата. Така недовършеното ръчно разпределение може да бъде довършено лесно и бързо във всеки един удобен момент.

Подходящи документи

Секция Подходящи документи се появява само за банкови операции от вида „плащане по документ” и представлява таблица с първичните счетоводни документи в счетоводната база данни, които към момента са с ненулево салдо – неплатени (Кт) или надплатени (Дт). Документите/редовете са сортирани по степен на съвпадение с валидиращите критерии, като най-подходящите според алгоритъма документи за конкретния случай са най-горе в таблицата. Потребителят избира/маркира ръчно един или няколко реда, за да нулира Остатък-а. При избор на повече от един документ от листа на подходящите, програмата ги обработва в хронологичен ред, започвайки от най-стария.

Как работи?

Функцията Разпредели ръчно има различно действие при трите групи операции (по статус).

Разпредели ръчно за Неразпределени операции от вид Плащане по документ

Избери желаната операция/ред (не е нужно маркиране) > [Разпредели ръчно].

Отваря се нов диалогов прозорец с трите секции.

В таблицата Подходящи документи маркирай един или няколко реда, целта е Остатък стане 0.

Избери Начин на осчетоводяване.

Избери [Разпредели] > Според Остатък-а по операцията (-, 0, +) са възможни два случая, за които програмата извежда предупредително съобщение.

Практически случай, частично платен (недоплатен) документ

Банкови извлечения, небалансирана статия

ДА – програмата генерира с наличните данни автоматична счетоводна статия, която за да бъде осчетоводена, трябва да бъде балансирана ръчно. Важни особености:

Ако е избран един документ и неговият остатък за погасяване надвишава Остатък-а за разпределение от банковото извлечение, програмата подготвя само една небалансирана статия с този документ, която потребителят трябва редактира и да подготви за осчетоводяване. Това действие не зависи от настройката Начин на осчетоводяване.
Ако са избрани повече от един документ и общата сума по тях надвишава Остатък-а за разпределение от банковото извлечение, програмата работи според настройката Начин на осчетоводяване.

За всяка фактура отделна статия

Програмата подготвя отделна балансирана статия за всеки документ, в хронологичен ред, започвайки от най-стария. Небалансираната статия е за първия документ, за който остатъкът е недостатъчен за пълно погасяване. Останалите избрани документи, ако има такива, се игнорират. Небалансираната статия трябва да бъде редактирана, за да стане възможно осчетоводяването на всички подготвени статии за тази банкова операция.

Всички фактури в една статия

Програмата подготвя една небалансирана статия, в която всички избрани документи са аналитични пера, пера в хронологичен ред, започвайки от най-стария. Частично платен остава първия документ, за който остатъкът е недостатъчен за пълно погасяване.

Следващите избрани документи, ако има такива, се игнорират.

Статията трябва да бъде балансирана ръчно, за да стане възможно осчетоводяването ѝ.

НЕ – програмата генерира с наличните данни автоматична счетоводна статия, в която за да бъде балансирана, сумата е остатъкът по банковата операция. Документът остава недоплатен и очаква закриване със следващо банково извлечение. Важни особености:

Ако са избрани повече от един документ и общата сума по тях надвишава Остатък-а за разпределение от банковото извлечение, програмата работи според настройката Начин на осчетоводяване.

За всяка фактура отделна статия

Програмата подготвя отделна балансирана статия за всеки документ, в хронологичен ред, започвайки от най-стария. Частично платен остава първият документ, за който остатъкът по банковата операция е недостатъчен за погасяването му. Следващите избрани документи, ако има такива, се игнорират.

Всички фактури в една статия

Програмата подготвя една счетоводна статия, в която избраните документи са аналитични пера в хронологичен ред, започвайки от най-стария. Частично платен остава първият документ, за който остатъкът по банковата операция е недостатъчен за погасяването му. Следващите избрани документи, ако има такива, се игнорират.

Практически случай, надплатен документ

Надплатен документ: сумата на избраните (един или няколко) документа е по-малка от остатъка по банковата операция.

Когато е избран един документ, програмата извежда предупредително съобщение:

ДА – програмата генерира балансирана счетоводна статия за цялата сума по банковата операция и тя може да бъде осчетоводена, защото Остатък става 0. Потребителят трябва да предприеме действия за корекция на първичния счетоводен документ.

НЕ – програмата генерира балансирана счетоводна статия за сумата по документа, но тя не може да бъде осчетоводена, защото Остатък е по-голям от 0; статията трябва да бъде редактирана от потребителя до нулиране на остатъка по банковата операция, след което може да бъде осчетоводена.

Когато са избрани повече от един подходящи документа, програмата

работи според настройката Начин на осчетоводяване.

За всяка фактура отделна статия

Програмата подготвя отделна счетоводна статия за всеки документ в хронологичен ред, започвайки от най-стария. Полето Остатък е с положителна стойност, която трябва да бъде нулирана с редакция на поне една от статиите, за да е възможно осчетоводяване.

Всички фактури в една статия

Програмата подготвя една счетоводна статия, в която за всички документи са аналитични пера в хронологичен ред, започвайки от най-стария. Полето Остатък е с положителна стойност, която трябва да бъде нулирана с редакция на статията, за да е възможно осчетоводяване.

Разпредели ръчно за Неразпределени операции различен вид от Плащане по документ

Избери желаната банкова операция/ред (не е нужно маркиране) > [Разпредели ръчно].

Отваря се нов диалогов прозорец с две секции, липсва таблицата Подходящи документи, затова и настройката Начин на осчетоводяване не влияе на работата.

Избери [Разпредели] .

Редактирай предложената счетоводна статия.

Избери [Осчетоводи].

Разпредели ръчно за Разпределени и неосчетоводени операции

Избери филтър Разпределени и неосчетоводени > Избери Период > [Филтрирай]

Това ще направи данните на екрана обозрими и по-удобни за работа. В таблицата остават само операциите/редовете, които вече са разпределени (автоматично и/или ръчно), но още не са осчетоводени.

Избери желаната операция/ред (не е нужно маркиране) > [Разпредели ръчно].

Отваря се нов диалогов прозорец с две секции – Данни за плащането и Данни за осчетоводяването, където е показано актуалното разпределение на операцията.

Избери [Изтрий разпределено]

Операцията става неразпределена. Работата натам продължава по описания по-горе начин за ръчно разпределение на банкови операции.