Обикновено, всеки счетоводител си има специфични изисквания към това как да изглежда определена справка. Това е така дори за стандартни справки, да не говорим за оперативни, които трябва да бъдат много гъвкави и удобни. В инструмента, който генерира и визуализира (показва на екрана) справките в програмен продукт ПАСОСС – Работни заплати 5 са разработени възможности, които позволяват лесна промяна на изгледа от потребителя. По този начин може да бъде създаден богат набор на изгледи на всяка справка и всеки от тях да се ползва според конкретните нужди. А погледнато формално, това представляват нови (индивидуални) справки в програмата, създадени от потребителя.
Открай време в програмата съществува възможност да бъде променен изгледът на справка посредством филтриране (скриване и показване) на колони от нея. Това позволява на потребителя да премахне ненужни данни от справката. Така тя става не само по-удобна за ползване, но се подобряват и възможностите за качествено отпечатване. Функцията се избира от помощно меню, изведено с десен клик на мишката някъде върху изгледа на генерираната справка.
Показателен пример, много подходящ за илюстрация на предимствата на функцията Скрий или покажи колони, е справката Разширена ведомост. Тя е създадена по настояване на потребители, които не приемат изгледа на стандартната Ведомост. В нея са включени максималният брой смислени данни, свързани с генериране на разплащателна ведомост. Макар да съдържа много информация, тя е неудобна за ползване, поради необходимостта от непрекъснат хоризонтален скрол на екрана. Отпечатването й също е сериозен проблем, заради голямата ширина.
В случаите, когато справка за конкретна цел съдържа излишна информация, потребителят сам може да избере колоните, които да бъдат скрити. Изборът е възможно да бъде повторен многократно, докато изгледът удовлетвори в достатъчна степен конкретните нужди. Отбелязаните колони се показват в справката, останалите – не. Много удобни са бързите функции Деселектирай/Селектирай всичко – когато в справката се включват малка част от нейните колони е по-лесно да се деселектират всички и след това да се отбележат само нужните и обратното, когато ще бъдат изключени малък брой колони – да се селектират всичките и след това да се деселектират само ненужните.
Този вид на справката Разширена ведомост е видимо по-удобен за разглеждане и отпечатване. Ако бъде експортиран в MS Excel®, например, лесно може да бъде добавена колона, в която е изчислено какъв процент е Чиста сума от Всичко начисления.
Важно!
Програмата позволява експорт на справка в в MS Excel® по два начина, според нуждите на потребителя:
Важната нова възможност, включена във версия 120510.1 и пряко свързана със Скрий или покажи колони, е всеки желан от потребителя изглед да бъде запазен и ползван занапред при нужда. Това става с функцията Запис на изглед.
С нея може да бъде и предефиниран и стандартния (по подразбиране) изглед на справката, ако бъде избран отговор Да.
Запазен изглед може да бъде използван отново по всяко време с функцията Зареди изглед.
В този диалог също може да се променя системния изглед по подразбиране, чрез отметката Зареждай автоматично – така, при всяко генериране на справката, тя ще се показва в избрания вид. От всички изгледи в списъка, само един може да бъде маркиран за автоматично зареждане. Ненужните записи в списъка се изтриват с червения бутон Х.
Показването и скриването на колони в коя да е справка засяга само начина по който се визуализират на екрана обработените данни. На системно ниво справката винаги съдържа пълната информация. На потребителя е осигурена възможност да влияе само на начина, по който тя се представя на екран и за печат. Зареждането на запазен изглед не ограничава по никакъв начин възможностите за добавяне и скриване (филтриране) на колони, за връщане на системния изглед на справката или за неговото предефиниране.
Друга справка в програма ПАСОСС – Работни заплати 5, която съдържа богата информация и е много подходяща за тестване на функцията Скрий или покажи колони е Разходи за работодател.
